Uspešne kompanije odavno su zamenile excel tabele specijalizovanim softverima za vođenje kadrovske evidencije odnosno upravljanje kadrovima. Takvi softveri vrlo praktično i sistematično vode, organizuju i ažuriraju sve informacije vezane za zaposlene.
Osim toga, u ovakvim softverima se mogu obavljati i administrativni zadaci vezani za obračun zarade, čime se štedi vreme, povećava produktivnost i smanjuju greške u procesu upravljanja zaposlenima.
Upoznajte modul Saop ERP-a "Kadrovska evidencija"
Saop ERP modul kadrovska evidencija praktično sadrži "elektronske fascikle" sa informacijama za svakog zaposlenog i predstavlja centralizovanu bazu podataka zaposlenih.
Vođenje personalnih podataka o zaposlenima - ime i prezime, datum rođenja, adresa, obrazovanje, stručna sprema, strani jezici, prethodno radno iskustvo
Praćenje radnog statusa i ugovora - detalji o radnom odnosu zaposlenog, uključujući datum zapošljavanja, vrstu ugovora (određeno ili neodređeno), prethodni ugovor
Praćenje prisustva i odsustva - evidencija o bolovanjima, godišnjim odmorima i drugim oblicima odsustva. Vrlo važne informacije jer su automatski povezane sa obračunom zarada
Integracija sa sistemom za obračun zarada - automatski prenosi relevantne podatke o radnom vremenu, odsustvima, prekovremenom radu i osnovnim informacijama zaposlenih u sistem za obračun plata, zatim sve informacije o specifičnostima obračunavanja doprinosa, finansiranje (podela troškova zarada u obračunu zarada prema izvorima finansiranja aktivnosti)
Evidencija obrazovanja i obuka - vođenje evidencije o kvalifikacijama zaposlenog, završenim obukama, stečenim veštinama. Ove informacije su korisne za planiranje razvoja biznisa
Posebna opcija u Saop ERP Kadrovskoj evidenciji jeste takozvana kartica "Po meri". Ovu karticu sami možemo da personalizujemo i unesemo dodatne karakteristike zaposlenog, poput konfekcijskog broja, broja obuće i slično.
Obračun zarada
Modul kadrovska evidencija ima poseban deo „Podaci za plate“ koji je povezan sa obračunom zarada. U tom delu imamo podatke – od vrste zaposlenja do subvencija za plaćanje poreza i doprinosa na teret kako zaposlenog tako i poslodavca.
Kadrovska evidencija podržava razne oblike subvencija, od onih koje obračunavaju umanjen porez i doprinose i kao takvi idu u poresku prijavu, do subvencija koje se obračunavaju i plaćaju bez olakšica a potom se podnosi zahtev za povrat, preknjižavanje ili šta poslodavac želi.
Postoji i opcija beneficirani radni staž na osnovu kojeg se plaćaju dodatni doprinosi za PIO i to se kao stavka posebna vidi na obračunskom listiću.
Modul Kadrovska evidencija nam dozvoljava da procenat zaposlenosti prilagodimo našim potrebama.
Kod obračuna zarada za nerezidente, modul ima opciju generisanja posebnih naloga za plaćanje, N70. Modul precizno razvrstava naloge rezidenata i naloge nerezidenata.
Sistem sabira parametre za prethodni staž po potrebi odnosno zahtevu poslodavca. Bilo da je u pitanju prethodni staž iz iste ili druge firme.
U vezi sa obračunom plate moguće je evidentirati korišćenje godišnjeg odmora i drugih odsustva.
Priprema rešenja o godišnjem odmoru je jednostavna. Najpre je potrebno urediti sve kriterijume koji su osnov za izradu rešenja o godišnjem odmoru: osnovni odmor, dodatno odsustvo u zavisnosti od staža, godina starosti, izdržavani članovi porodice, uslovi posla, stepen stručne spreme... Pripremljeni podaci se prikupljaju na jednoj od kartica u podacima o zaposlenom, gde se još uvek mogu preurediti. Štampana obaveštenja se čuvaju među dokumentima zaposlenog (eRegistrator), po potrebi se mogu štampati direktno iz programa a mogu se poslati i mejlom.
Obaveštenja i podsetnici stižu mejlom
Modul Kadrovska evidencija ima mogućnost podsetnika koji se podese tako da stižu na mejl adresu. Recimo, ukoliko zaposlenom uskoro ističe ugovor na određeno, vozačka dozvola ili pasoš, modul će sam generisati obaveštenje koje stiže mejlom kako biste na vreme mogli da podsetite zaposlenog ili ovlašćeno lice. Vremenski interval za email podsetnik se definiše u skladu sa potrebama odnosno željama klijenta.
Još jedna dobra osobina Saop ERP Kadrovske evidencije jeste da ima revizijski trag, odnosno da pamti svaku promenu i evidentira ko ju je napravio.
Detaljni izveštaji i analize
Ukoliko ste osnivač biznisa ili rukovodilac, već znate da se veliki deo planiranja i svakako uspeha jedne kompanije bazira na izveštajima i analizama. Modul Kadrovska evidencija nudi OLAP tabele u kojima se mogu ukrštati podaci i kreirati analize shodno potrebi:
- struktura zaposlenih, broj zaposlenih po mesecima, angažovanje po mesecima, analiza fluktuacije zaposlenih, obrazovanje, ispiti i recenzije, prethodni poslovi i karijera, nagrade, analiza istorije zaposlenih, analiza članova porodice...
Prednosti modula Kadrovska evidencija
Bilo da ste vlasnik firme, HR rukovodilac ili osoba koja radi u računovodstvu, modul Kadrovska evidencija Saop ERP će vas rasteretiti brojnih bespotrebnih radnji i sprečiti mogućnost propusta.
Ključne prednosti su i centralizacija odnosno činjenica da se svi podaci o zaposlenima nalaze na jednom mestu, uređeni i uvek dostupni, kao i ušteda vremena - automatizacija procesa značajno ubrzava rad, smanjujući administrativne zadatke.
Kako da počnete da koristite modul Kadrovska evidencija?
Kadrovska evidencija Saop ERP je poseban modul koji korisnici gotovo uvek biraju u paketu sa modulom Obračun zarada ali i sa Platnim prometom i Dvojnim knjigovodstvom. Vrlo često se modul Kadrovska evidencija povezuje sa modulom Registracija prisutnosti ili aplikacijom MojINFO.
Kada se opredelite za modul Kadrovska evidencija, ne mora da se radi ručni unos podataka već to može da uradi podrška Saop ERP-a.
