Izbor ERP sistema nije jednokratna kupovina softvera, već poslovna odluka koja može da oblikuje način rada kompanije narednih pet, deset ili više godina.
Kod jednostavnijih poslovnih alata posledice pogrešnog izbora najčešće se vide kroz sporiji rad, dodatni ručni unos ili ograničenu preglednost podataka. Kod ERP sistema, posledice se mnogo brže prenose na više delova poslovanja - finansije, prodaju, nabavku, proizvodnju, kadrove, izveštavanje i donošenje odluka.
Zato pre potpisivanja ugovora nije dovoljno proceniti samo funkcionalnosti sistema, već i partnera koji stoji iza njega.
U nastavku izdvajamo šest pitanja čiji odgovori često pokazuju kako će saradnja izgledati u praksi - ne samo na početku, već i tokom dugoročnog korišćenja ERP sistema.
1. Kako izgleda proces implementacije?
Uvođenje ERP sistema utiče na više delova poslovanja, zato implementacija ne bi trebalo da počiva na okvirnim ili nejasnim rokovima. Ozbiljan partner ima konkretan plan implementacije, podeljen u faze, sa jasnim odgovornostima na obe strane - unapred se zna šta radi dobavljač, šta priprema korisnik, koji podaci se prenose, ko učestvuje u testiranju i kada se očekuje prelazak na rad u novom sistemu.
Ako je odgovor na pitanje "koliko traje implementacija" previše uopšten, ili se rokovi stalno pomeraju bez jasnog objašnjenja, to je znak da plan nije dovoljno razrađen - a to se kasnije prenosi na zastoje i dodatno opterećenje zaposlenih.
Zato je korisno proveriti kako ERP partner pristupa uvođenju sistema, od analize potreba do obuke i podrške korisnicima. Više o tome kako Saop pristupa saradnji sa korisnicima možete pogledati na stranici.
2. Šta se dešava posle implementacije - kakva je podrška?
Implementacija je početak saradnje - tek kada sistem uđe u svakodnevnu upotrebu, pojavljuju se nove situacije i potreba za dodatnim podešavanjima.
Vredi unapred proveriti koliko brzo tim odgovara na upite, da li postoji jasno definisan kanal komunikacije i da li podrška zavisi od jedne osobe koja "poznaje vaš sistem" ili iza nje stoji tim koji može da reaguje i kada ta osoba nije dostupna. Kvalitet podrške najviše dolazi do izražaja kada su rokovi blizu - kod obračuna zarada, fakturisanja, knjiženja ili usklađivanja sa zakonskim obavezama. Ovo pitanje često ostane neistraženo dok se prvi problem ne pojavi, a tada više nije važno samo da li sistem ima određenu funkcionalnost, već i da li postoji partner koji može da pomogne da se posao završi na vreme.
Održavanje i podrška ne bi trebalo da budu samo opšti pojmovi u ponudi. Pre početka saradnje treba jasno znati da li korisnici imaju pristup uputstvima, novim verzijama, korisničkom portalu, pomoći na daljinu i stručnom timu za podršku. Kako su ovi oblici pomoći organizovani za Saop korisnike, možete pogledati na stranici Podrška.
3. Koliko je sistem fleksibilan kada se poslovanje promeni?
Kompanije retko posluju na isti način nekoliko godina zaredom - menjaju se prodajni kanali, organizacija timova, zakonske obaveze, broj korisnika, poslovnice ili tržišta na kojima kompanija posluje. Zato pitanje koje treba postaviti nije samo "da li sistem može da se prilagodi", već i da li je to prilagođavanje deo standardne saradnje ili svaki put predstavlja nov, zaseban projekat - jer to direktno utiče na buduće troškove i brzinu reagovanja.
Fleksibilan ERP sistem treba da prati razvoj kompanije bez toga da svaka nova potreba zaustavlja procese ili zahteva potpuno novo rešenje. Fleksibilnost se zato ne procenjuje samo kroz mogućnost prilagođavanja, već i kroz širinu poslovnih oblasti koje sistem pokriva i način na koji se njegovi moduli mogu povezivati. Pregled poslovnih oblasti i funkcionalnosti koje Saop pokriva možete pogledati ovde.
4. Ko je vlasnik podataka i kako izgleda izlazak iz sistema ako je potreban?
Podaci koji se vode u ERP sistemu predstavljaju jedan od najvažnijih resursa kompanije. Zato je važno da pre potpisivanja ugovora bude jasno kome podaci pripadaju, kako se čuvaju i na koji način mogu da se preuzmu iz sistema ako za tim postoji potreba.
Ovo pitanje se često ne postavlja na početku saradnje jer tada deluje udaljeno, ali može postati važno u slučaju promene dobavljača, spajanja kompanija, interne reorganizacije ili revizije. Kompanija ne bi trebalo da razmišlja o dostupnosti svojih podataka tek onda kada se pojavi potreba za njihovim izvozom, već da unapred zna pod kojim uslovima i u kom obliku može da im pristupi.
5. Ko prati zakonske izmene i ko je odgovoran za ažuriranje sistema?
ERP sistem ne funkcioniše odvojeno od propisa. Kada se menjaju poreska pravila, obaveze u vezi sa e-fakturisanjem, obračun zarada ili druge evidencije zaposlenih, sistem mora da prati te promene na vreme.
Zato je pre izbora partnera važno proveriti da li dobavljač redovno usklađuje rešenje sa propisima, kako korisnici dobijaju informacije o izmenama i da li su ažuriranja deo redovnog održavanja ili se pojedine promene naplaćuju kao dodatan zahtev. Za kompanije ovo pitanje ima poseban značaj, jer se promene odražavaju na svakodnevni rad više sektora - od računovodstva i finansija do kadrovske evidencije, zarada i izveštavanja. Usklađenost sistema nije samo tehničko pitanje, već deo stabilnog i sigurnog poslovanja.
Pregled informacija o novim verzijama i izmenama po modulima dostupan je na stranici.
6. Šta tačno pokriva cena - licence, održavanje, dodatni razvoj, obuke?
Cena ERP sistema ne bi trebalo da se posmatra samo kroz početni iznos ponude. Pre potpisivanja ugovora korisno je tražiti jasan pregled svih elemenata saradnje: licenci, implementacije, održavanja, podrške, obuka, dodatnih podešavanja i mogućih integracija sa drugim sistemima - posebno troškova koji se ne vide odmah, poput dodatnih korisnika, novih modula ili prilagođenih izveštaja koji nastaju kada kompanija proširi obim poslovanja.
Transparentna struktura cene pomaže da se odluka donese realno, a ne samo na osnovu najniže početne ponude. Kod ERP sistema, povoljnija opcija na početku nije uvek i najpovoljnija dugoročno.
Ne postoji "savršen" ERP sistem koji jednako odgovara svim kompanijama - postoji dobra usklađenost između potreba vaše kompanije i partnera koji te potrebe razume i ume da im se prilagodi. Ovih šest pitanja ne garantuje da neće biti izazova tokom implementacije, ali pomaže da se ta usklađenost proceni na vreme, pre nego što se saradnja formalizuje, a ne nakon što su prvi problemi već nastali.
Ako razmatrate uvođenje ERP sistema i želite da ova pitanja sagledate kroz potrebe vaše kompanije, zakažite razgovor sa Saop konsultantima na info@saop.rs ili pozivom na 021/23 00 540.
Sadržaj ovog teksta ima isključivo informativni karakter. Seyfor d.o.o. ne pruža pravne, poreske niti računovodstvene savete. Za tumačenje konkretnih situacija potrebno je obratiti se nadležnim institucijama ili ovlašćenim stručnim licima.
