Za pravilno planiranje godišnjih odmora nije dovoljno znati samo ukupan broj dana. Važno je znati koji deo se odnosi na odmor iz tekuće godine, a koji na dane prenete iz prethodne godine.
Za poslodavce, HR službe i rukovodioce ova razlika je važna zbog planiranja odsustava, raspoloživosti timova, primene internih pravila i usklađivanja podataka sa obračunom zarada.
Zato je važno da podaci o godišnjim odmorima budu jasni, ažurni i povezani sa procesima koji od njih zavise.
Šta podrazumeva stari, a šta novi godišnji odmor?
Stari godišnji odmor čine preostali dani iz prethodne godine, dok novi godišnji odmor čine dani koji zaposlenom pripadaju za tekuću kalendarsku godinu.
U evidenciji ih treba jasno razdvojiti, jer ukupan broj preostalih dana ne pokazuje uvek iz koje godine dani potiču, do kada mogu da se iskoriste i da li su ispunjeni uslovi za prenos.
Koja su prava zaposlenih, a koje obaveze poslodavca?
Godišnji odmor je jedno od osnovnih prava zaposlenih. Zaposleni se tog prava ne može odreći, niti se ono može zameniti novčanom naknadom, osim u slučaju prestanka radnog odnosa.
Termin korišćenja godišnjeg odmora usklađuje se sa poslodavcem i potrebama posla. Ako je potrebno izmeniti već odobren termin, poslodavac to može učiniti najkasnije pet radnih dana pre početka odmora, ako to zahtevaju potrebe posla.
Poslodavac je dužan da omogući korišćenje godišnjeg odmora, donese rešenje o korišćenju odmora i vodi evidenciju iskorišćenih i preostalih dana.
Zakonski okvir: šta je važno imati u vidu?
Prema članu 68. Zakona o radu, zaposleni stiče pravo na korišćenje godišnjeg odmora posle mesec dana neprekidnog rada od dana zasnivanja radnog odnosa kod poslodavca. Zakonski minimum godišnjeg odmora iznosi 20 radnih dana u kalendarskoj godini.
Pri utvrđivanju dužine godišnjeg odmora, radna nedelja računa se kao pet radnih dana. U dane godišnjeg odmora ne uračunavaju se praznici koji su neradni dani u skladu sa zakonom, odsustvo sa rada uz naknadu zarade i privremena sprečenost za rad u skladu sa propisima o zdravstvenom osiguranju.
Zašto 20 dana nije uvek konačan broj?
Zakonski minimum godišnjeg odmora je 20 radnih dana, ali ukupan broj dana može biti veći ako je to predviđeno opštim aktom, kolektivnim ugovorom ili ugovorom o radu.
Dodatni dani se najčešće određuju prema kriterijumima kao što su radni staž, stručna sprema, složenost posla, posebni uslovi rada, odgovornost radnog mesta ili interni benefiti koje poslodavac primenjuje.
Takva pravila nisu zakonska obaveza, ali ako postoje, treba da budu jasno definisana, dostupna i dosledno primenjena.
Kada se godišnji odmor prenosi u narednu godinu?
Godišnji odmor može da se koristi odjednom ili u delovima. Ako se koristi u delovima, prvi deo mora da se iskoristi u toku kalendarske godine za koju se odmor ostvaruje. Preostali deo može da se iskoristi najkasnije do 30. juna naredne godine.
Neiskorišćeni dani godišnjeg odmora ne prenose se automatski u narednu godinu. Da bi zaposleni mogao da koristi preostale dane u narednoj godini, važno je da je korišćenje odmora započeo do 31. decembra godine za koju se odmor ostvaruje.
Izuzetak se odnosi na zaposlene koji zbog porodiljskog odsustva, odsustva radi nege deteta ili posebne nege deteta nisu mogli da iskoriste godišnji odmor u celini ili delimično. U tom slučaju, odmor mogu da iskoriste najkasnije do 30. juna naredne godine.
Gde najčešće nastaju greške u evidenciji?
Najveći rizik nastaje kada se u evidenciji ne vidi jasno koji dani pripadaju prethodnoj, a koji tekućoj godini. Tada ukupan broj preostalih dana može delovati tačno, ali bez informacije do kada zaposleni zaista može da ih iskoristi.
Greške se javljaju i kada se ne ažuriraju promene koje utiču na broj dana odmora. To mogu biti srazmerni odmor kod novozaposlenih, dodatni dani po osnovu staža ili internih kriterijuma, promena radnog mesta, bolovanje tokom odmora ili neradni praznik.
Zato evidencija treba jasno da pokaže:
- koliko dana zaposleni ima,
- iz koje godine ti dani potiču,
- do kada može da ih iskoristi.
Kada su ovi podaci jasni i ažurni, lakše je planirati odsustva u periodima kada više zaposlenih traži odmor u isto vreme. Lakše je i uskladiti podatke sa rešenjima i obračunom zarada.
Zašto evidencija godišnjeg odmora utiče i na obračun zarada?
Godišnji odmor direktno utiče na obračun zarada, jer zaposleni za vreme korišćenja odmora ima pravo na naknadu zarade.
Zato svaka promena u evidenciji, kao što su izmena termina, bolovanje tokom odmora ili pogrešno uračunat neradni dan, treba da bude vidljiva i u obračunu.
Ako evidencija i obračun nisu usklađeni, svaka izmena traži dodatnu proveru i povećava mogućnost greške. Ovo je posebno važno u većim sistemima, gde iste podatke koriste HR, rukovodioci, računovodstvo i osobe zadužene za obračun zarada.
Evidencija godišnjih odmora u Saop-u: od zahteva do obračuna zarada.
Za kompanije sa većim brojem zaposlenih, evidencija godišnjih odmora nije samo pitanje administracije. Isti podaci utiču na planiranje odsustava, raspoloživost timova, obračun zarada i dokumentaciju koja prati radni odnos.
U Saop ERP-u podaci o godišnjem odmoru mogu da prate ceo proces: od zahteva zaposlenog i odobrenja rukovodioca, preko evidencije prisutnosti, do obračuna zarada i čuvanja dokumentacije.
Modul mojINFO
Modul mojINFO omogućava zaposlenima da podnesu zahtev za godišnji odmor ili drugo odsustvo direktno kroz sistem. Rukovodioci imaju pregled odsustava u svom timu i mogu da odobre ili odbiju zahtev.
Na taj način se jasno vidi ko je podneo zahtev, za koji period, kakav je status zahteva i koliko dana godišnjeg odmora zaposleni ima na raspolaganju.
To je posebno važno kada se odobravaju odsustva u periodima većeg opterećenja ili kada zaposleni koristi dane prenete iz prethodne godine.
mojINFO može da se koristi kao samostalno rešenje ili kao integrisani modul Saop ERP sistema.
Registracija prisutnosti
Registracija prisutnosti omogućava evidentiranje prisustva zaposlenih i pripremu podataka za računovodstvo i obračun zarada.
Zaposleni mogu preko terminala da podnesu zahtev za odmor, dok menadžer zahtev odobrava ili odbija putem e-pošte.
Kada su radno vreme, odsustva i prisutnost evidentirani u sistemu, podaci mogu dalje da se koriste u modulu Obračun zarada. To je važno jer godišnji odmor direktno utiče na obračun naknade zarade.
Zato svaka promena u evidenciji, na primer izmena termina, bolovanje tokom odmora ili pogrešno uračunat neradni dan, treba da bude vidljiva i u obračunu.
Kadrovska evidencija
Kadrovska evidencija omogućava praćenje podataka o zaposlenima koji su važni za pravilno određivanje i korišćenje godišnjeg odmora.
To uključuje podatke o radnom stažu, radnom mestu, stručnoj spremi, uslovima rada, članovima porodice i drugim kriterijumima koje poslodavac primenjuje pri određivanju broja dana godišnjeg odmora.
Na osnovu unetih kriterijuma mogu se pripremiti obaveštenja i rešenja o godišnjem odmoru, koja se zatim mogu štampati, poslati zaposlenima e-poštom i čuvati među dokumentima zaposlenog.
Kadrovska evidencija omogućava i pregled evidencije odmora i odsustava, kao i praćenje promena u podacima zaposlenog sa datumom stupanja na snagu. To je važno kada promena radnog mesta, staža ili drugog kriterijuma utiče na prava zaposlenog i broj dana godišnjeg odmora.
Na ovaj način Saop povezuje podatke o zaposlenom, kriterijume za godišnji odmor, odobravanje odsustva, evidenciju prisutnosti, obračun zarada i čuvanje dokumentacije.
Za kompanije sa većim brojem zaposlenih, više lokacija ili smenskim radom, ovakav tok podataka smanjuje potrebu za naknadnim proverama i ručnim usklađivanjem između HR-a, rukovodilaca i računovodstva.
Pogledajte kako Saop ERP pomaže kompanijama da povežu evidenciju godišnjih odmora, registraciju prisutnosti i obračun zarada, uz manje ručnog usklađivanja i naknadnih provera.
Sadržaj ovog teksta ima isključivo informativni karakter. Seyfor d.o.o. ne pruža pravne, poreske niti računovodstvene savete. Za tumačenje konkretnih situacija potrebno je obratiti se nadležnim institucijama ili ovlašćenim stručnim licima.
