Narodna Skupština Republike Srbije usvojila je 24. januara 2020. godine Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti kojim se uređuje sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala bez obzira na oblik u kome oni nastaju, kao i uslovi i način korišćenja arhivske građe, ali i organizacija, delatnost i nadležnost arhiva u Republici Srbiji.
Na ovaj Zakon čekalo se izuzetno dugo, jer se sve od 1994. godine na ovu delatnost primenjivao Zakon o kulturnim dobrima, koji nikada nije bio u potpunosti prilagođen specifičnim potrebama arhivske građe i delatnosti. Primena novog Zakona očekuje se od 2.2.2021. godine i veruje se da će uređivanje ove oblasti zakonom doprineti i razvoju svesti o značaju očuvanja arhivske građe za buduća pokolenja, s obzirom na to da čuvajući arhivsku građu negujemo i istoriju naše države. Novi Zakon će omogućiti i utvrđivanje Arhivskog fonda Republike Srbije kao dela nacionalnog, ali i svetskog kulturnog nasleđa, uključujući i njegovu dopunu dokumentima koji predstavljaju deo kulturnog nasleđa naše države, a nalaze se van njene teritorije. Početak primene ovog Zakona je veoma blizu, pa je bitno uvideti koje se to novine njime donose i kakve su razlike u odnosu na Zakon o kulturnim dobrima koji se do sada primenjivao na ovu oblast.
Šta čini arhivsku građu i arhivsku delatnost?
Pre svega, neophodno je razjasniti šta uopše čini arhivsku građu i predstavlja arhivsku delatnost. Arhivska građa predstavlja dokumentarne materijale koji se trajno čuvaju u svom izvornom obliku, osim u izuzetnim slučajevima kada izvorni oblik ne postoji, pa se mogu čuvati i svi reprodukovani oblici tih dokumenata, koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani. Arhivska građa za našu državu predstavlja kulturno dobro od opšteg interesa koje uživa posebnu zaštitu utvrđenu zakonom.
Sa druge strane, arhivska delatnost zaštite arhivske građe obuhvata kao prvo istraživanje, pronalaženje i evidentiranje, zatim prikupljanje, preuzimanje, čuvanje i stručno održavanje arhivske građe, potom njeno proučavanje, sređivanje i obradu uključujući i sprovođenje mera zaštite i izradu informativnih sredstava, vrednovanje i kategorizaciju, korišćenje, izlaganje i objavljivanje arhivske građe i na kraju nadzor nad čuvanjem i zaštitom arhivske građe i dokumentarnog materijala koji se nalazi van arhiva, kao i druge poslove utvrđene ovim zakonom.
Zbog čega je bila problematična primena Zakona o kulturnim dobrima?
Do donošenja i primene novog Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, briga o arhivu bila je uređena Zakonom o kulturnim dobrima, koji je donet davne 1994. godine. U međuvremenu, u načinu poslovanja i kreiranju i čuvanju dokumentacije promenile su se mnoge stvari i postalo je jasno da je neophodno doneti novi, moderan zakon koji će ići u korak sa vremenom i koji će konkretno rešavati pitanja u vezi sa arhivskom građom i delatnošću. Jedan od glavnih problema na koji Zakon o kulturnim dobrima nije mogao da odgovori jeste onaj koji se odnosi na elektronsku građu, a koja je u modernom i savremenom načinu poslovanja i funkcionisanja postala primarna. Pored toga, Zakon o kulturnim dobrima je potraživao dugogodišnje čuvanje dokumentacije, što je mnogim preduzećima predstavljalo problem, budući da su najmanje deset godina morali da čuvaju sve fakture i podatke o plaćanjima, dok su o finansijskim izveštajima morali da vode računa čak 20 godina. Čak i kada bi ti rokovi istekli, uklanjanje ove dokumentacije morao je da odobri nadležni arhiv, što je u praksi bilo izuzetno zahtevno jer nadležni arhivi jednostavno nisu imali dovoljno kadrovskog kapaciteta da obiđu sva preduzeća i pregledaju svu dokumetaciju predloženu za uklanjanje.
Pored toga, ovim Zakonom nikad nije bilo definisano šta je to tačno arhivska građa, već se njom smatralo sve ono što nastane u Republici Srbiji. Zakon o kulturnim dobrima propisuje da svaki dokument koji je nastao u radu institucija i organizacija ili ih je napravio pojedinac, bilo da je pisan, crtan, snimljen ili fotografisan, potencijalno predstavlja arhivsku građu te da iz tog razloga o njegovom čuvanju ili uništavanju brine Arhiv Srbije. Ovo je u praksi preduzetnicima predstavljalo brojne probleme, jer ne samo što su morali da vode računa o doslovno svakom dokumetnu u papirnoj formi nastalom tokom poslovanja, morali su i da izdvoje određena finansijska sredstva za zaposlenog koji bi o njima brinuo i vodio evidenciju, ali i da obezbede popriličan prostor u kom bi sva ova dokumetacija bila skladištena. Takođe, tu je i problem prekomernog štampanja dokumentacije, što je opet za privrednike donosilo troškove u vidu preterane potrošnje papira i drugih sredstava. Zbog svega ovoga bilo je neophodno doneti novi zakon koji će detaljno rešiti sve probleme u vezi sa arhivskom građom i regulisati arhivsku delatnost tako da ona funkcioniše na što jednostavniji i profesionalniji način.
Koje promene donosi novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti?
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti odnosi se na sva pravna lica, bez obzira na to da li ona pripadaju javnom ili privatnom sektoru. Novi Zakon svojom primenom unosi mnoge novine u praksi, ali i znatno pooštravanje kaznenih odredbi. Nakon dugogodišnje primene ranijih propisa po starom Zakonu o kulturnim dobrima, ovaj Zakon donosi novine u poslovanju prihvatajući elektronski oblik arhivske građe, što umnogome pojednostavljuje proces arhiviranja u praksi i predstavlja pozitivan pomak na poslovanje u korak sa vremenom. Ipak, pored svih pogodnosti i olakšanja koje će novi Zakon doneti, on će takođe uvesti i određene obaveze, ali i kazne za njihovo neizvršavanje.
Za neispunjavanje obaveza iz Zakona o arhivskoj građi pravno lice može biti kažnjeno i novčanom kaznom u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, a odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom do 150.000 dinara. Ovaj Zakon takođe propisuje da je svako pravno lice dužno da odredi osobu koja će biti odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, ali i da vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu, da donese opšti akt o načinu evidentiranja, čuvanja i delovanja po pitanju arhivske građe, da donese Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao i opšti akt o načinu evidentiranja zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
Pored toga što je pravno lice dužno da obezbedi stručnu i odgovornu osobu koja će se baviti svime ovim, neophodno je da obezbedi i prostor za obavljanje ovih aktivnosti, kao i da osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku i da pribavi mišljenje pre preduzimanja mera koje se na nju odnose. S obzirom na to da je sada uvedeno i elektronsko poslovanje, imaoci odnosno stvaraoci dokumentacije mogu arhivsku knjigu formirati u elektronskom obliku, imajući na umu da ona mora sadržati propisane rubrike. Primopredaja arhivske građe obavlja se komisijski. Komisija se sastavlja od predstavnika registrature koja predaje građu i predstavnika arhiva koji je preuzima, ali ono što je novina doneta ovim Zakonom je da se predaja arhivske građe može izvršiti i u elektronskom obliku.
Iako na prvi pogled može delovati da novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti zahteva potpunu reorganizaciju dosadašnjeg poslovanja, implementiranje njegovih odredbi u praksi na duže staze može značajno pojednostaviti samu proceduru, ali i doprineti očuvanju i boljoj sistematizaciji arhivske građe. Donošenje svakog novog zakona i njegova primena u praksi u početku mogu izazvati mnogo nedoumica i dosta poteškoća, pa kako biste izbegli da početak primene zakona dočekate nespremni, potrudite se da blagovremeno proučite sve odredbe koje on donosi, da biste što lakše uveli izmene u svoj način rada i samim tim postigli bolje rezultate.
