Ono što svakog preduzetnika očekuje na kraju jedne poslovne godine jeste inventar, odnosno godišnji popis imovine. Ova zakonska obaveza koja često donosi ogroman stres zapravo predstavlja odličan način da se uđe u narednu godinu, jer ne samo što će preduzetnik imati realnu sliku o stanju i finansijskom položaju preduzeća, već će moći da uvidi i sve eventualne propuste u poslovanju, kao i da napravi bolji plan poslovnog delovanja za godinu koja je pred njim.
Ono što je nesumnjivo od ogromne važnosti, kako za preduzetnika koji sprovodi inventar, tako i za njegovog knjigovođu, jeste da se realno stanje imovine i obaveza poklapa sa njegovim knjigovodstvenim stanjem. Kako biste kroz inventar prošli što bezbolnije i sa što manje briga bitno je da se dobro organizujete pre nego što uopšte počnete sa savladavanjem ovog zadatka, ali i da se pravovremeno informišete o svemu što je bitno da znate o inventaru kako vam neka stavka ne bi slučajno promakla.
Šta je inventar?
Inventar je pre svega formalni dokument koji je proizvod samog postupka inventarisanja i koji sadrži informacije o stvarnom stanju imovine i obaveza, ali uključuje i njegovu dopunu podacima iz knjigovodstva, kako bi se utvrdile razlike između knjigovodstvenog i stvarnog stanja. Inventar zapravo ima trostruku ulogu, jer osim što je on instrument kontrole, takođe predstavlja i neposrednu osnovu urednog bilansiranja, što je dalje pretpostavka za zaključivanje knjiga, ali i pretpostavku za sastavljanje specijalnih bilansa.
Obaveza vršenja popisa propisana je Zakonom o računovodstvu, dok se od preduzetnika očekuje da internim aktom reguliše proces obavljanja popisa, u okviru kog će biti jasno definisani vreme i period popisa, broj stalnih ili povremenih komisija za popis, kao i rokovi za izveštavanje nadležnih organa o izvršenom popisu. Prema Zakonu o računovodstvu, ukoliko pravno lice ne popiše imovinu i obaveze u skladu sa ovim Zakonom, kazniće se za privredni prestup novčanom kaznom od 100.000 do 3.000.000 dinara, a za privredni prestup biće kažnjeno i odgovorno lice u pravnom licu i to novčanom kaznom u iznosu od 20.000 do 150.000 dinara. Da se ne biste našli u ovoj nezgodnoj poziciji, organizujte svoje poslovanje na vreme, kako na kraju poslovne godine ne biste imali problema kada dođe do inventara.
Priprema za inventar i njegove faze
Pre nego što se počne sa samim procesom inventara neophodno je sastaviti Odluku o popisu i obrazovanju komisije za popis, a zatim i izraditi Uputstvo za vršenje popisa kao i Plan rada komisije za popis, i naravno, obavestiti sve zaposlene da je vreme za inventar te da je neophodno da se organizuju. Potom slede pripremne radnje, poput usklađivanja prometa i stanja knjiga, usaglašavanja potraživanja i obaveza, usaglašavanja stanja tekućih računa sa bankama, kao i sve druge radnje neophodne za započinjanje inventara. Nakon toga sledi sam popis koji je neophodno obaviti izuzetno oprezno i detaljno jer se radi o upoređivanju knjigovodstvenog i stvarnog stanja, a po njegovom završetku sačinjava se izveštaj o izvršenom popisu. Inventar najčešće vrši ili komisija za reviziju ili sami zaposleni kompanije ili stalna komisija, koju čine administrativno i računovodstveno osoblje.
Postupak samog inventara prema Pravilniku o popisu raščlanjen je na nekoliko etapa od kojih je svaka jednako važna, kako bi on bio obavljen po propisima i u skladu sa Zakonom. Da bi se uspešno realizovao inventar neophodno je proći kroz sledeće faze:
- utvrđivanje stvarnih količina imovine, njeno merenje i unošenje podataka u popisne liste
- upisivanje u popisne liste naturalnih promena nastalih u periodu vršenja popisa pre i posle 31.
- decembra godine za koju se vrši popis i svođenje na stanje na dan 31. decembra te godine;
- unošenje knjigovodstvenog stanja imovine u popisne liste;
- utvrđivanje razlika između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- unošenje cena popisane imovine;
- vrednosno obračunavanje popisane imovine;
- sastavljanje izveštaja o izvršenom popisu.
Za potrebe popisa formira se popisna komisija, pri čemu su izuzetak jedino mikro preduzeća kod kojih popis može vršiti i jedno lice. Nakon obavljanja popisa komisija je dužna da sačini popisni izveštaj koji će zajedno sa popisnim listama predati nadležnim organima na usvajanje. Nadležni organ će zatim odlučiti da li ovaj izveštaj usvaja ili ne, nakon čega će ga proslediti knjigovodstvu koje sada ima zadatak da proknjiži sve razlike koje su eventualno utvrđene, a koje se najčešće ogledaju u vidu viška ili manjka.
Koje sve vrste inventara postoje?
Zakon o računovodstvu propisuje obavezu inventarisanja jednom godišnje, dok Pravilnik o organizovanju i sprovođenju popisa daje uputstva o tome kako ovaj popis organizovati i sprovesti. Pored redovnog godišnjeg popisa, on se može vršiti i prilikom nekih vanrednih okolnosti poput promene pravne forme ili pokretanja odnosno zaključenja stečajnog postupka, promene prodajnih cena proizvoda i robe, prilikom primopredaje dužnosti računopolagača i drugih slučajeva predviđenih Zakonom. Redovnim inventarom se smatra popis koji obuhvata popisivanje celokupne imovine, sredstava i izvora sredstava i to jednom godišnje, dok se vanredni najčešće vrši u toku poslovne godine po potrebi.
Takođe, inventar možemo podeliti i prema obimu koji on obuhvata, te može biti potpuni – onda kada obuhvata popis celokupne imovine, i nepotpuni – kada se popisuje samo jedan deo sredstava.
Period inventara uglavnom predstavlja stres za čitav tim, od samog preduzetnika i njegovih zaposlenih do knjigovodstvene agencije, jer je pred svima njima veliki posao i puno sati rada. Ipak, ukoliko se na vreme organizujete i vodite računa tokom čitave godine da ne dođe do većih propusta, inventar zapravo može biti odličan presek stanja na osnovu koga ćete lakše i sa više sigurnosti donositi dalje poslovne odluke i planove.
