Svako ko je imao priliku da iskusi rast i razvoj svoje firme - od jednog čoveka sa idejom, preko tima od svega nekoliko ljudi, sve do preduzeća sa više različitih departmana i desetinama klijenata - suočio se činjenicom da više nije u mogućnosti da jednako lako učestvuje u svim internim dešavanjima u firmi.
Siguran sam da ste i vi u nekom trenutku zbog sve većeg broja zaposlenih kao i aktivnih projekata, izgubili jasnu sliku o generalnoj produktivnosti i efikasnosti firme i, još važnije, o produktivnosti svakog od zaposlenih.
Ono što želim da vam prenesem, a danas je apsolutno provereno, jeste da je uz pomoć tehnologije - na primer ERP programa - moguće sagledati celokupnu situaciju svih aspekata poslovanja, i u isto vreme uštedeti dosta vremena.
Jedan od načina je praćenje utrošenog vremena svakog zaposlenog na svakom od zadataka koji ima na poslu. Deluje zaista nemoguće. Međutim, programi koji omogućavaju ovakvo praćenje vremena namenjeni su kako poslovođama tako i zaposlenima. Videvši kako zaposleni provode vreme na poslu, na kakvim i kojim zadacima se najduže i najkraće zadržavaju, menadžeri timova mogu da rasterete nekog od članova tima ili preusmere njihov rad kako bi povećali efikasnost. Sa druge strane, zaposleni imaju jasniju sliku o svojim jačim i slabijim stranama, i znaju na čemu bi trebalo da porade, kako bi bili efikasniji.
Svedite uzaludno potrošeno vreme na minimum
Korišćenjem ERP programa poslovođe i menadžeri mogu dobiti jasnu sliku o produktivnosti svojih zaposlenih tako što prate koliko vremena im je potrebno da završe određene zadatke.
Takođe imaju priliku da vide koliko vremena im je svaki deo nekog zadatka oduzeo, što im olakšava da rasporede posao među članovima nekog tima na najefikasniji mogući način.
Prativši utošeno vreme, menadžeri timova mogu da uoče situacije u kojima je produktivnost najniža i da na vreme reaguju i pomognu zaposlenima da što brže i efikasnije reše problem kako bi mogli da nastave nesmetano da rade. Osim što će omogućiti poslodavcima da donose bolje odluke, pomoćiće im i da shvate koliko je neki zadatak zahtevan i koliko vremena je zaista potrebno da se on kvalitetno uradi, i da utoliko bolje razumeju svoje radnike, što je, složićete se, veoma bitna stvar ukoliko želite da gradite kvalitetan i produktivan tim.
Jasna slika napretka uvek na raspolaganju
Imajući u vidu koliko vremena je potrebno zaposlenima da obave neki zadatak u različitim periodima i stadijumima nekog projekta, imate šansu da sagledate celokupnu sliku produktivnosti jednog čoveka, tima, pa i celokupne firme. Kada sagledate kompletnu situaciju, imate mogućnost da uočite periode kada je produktivnost najniža, pa da u budućnosti drugačije organizujte i raspodelite posao.
ERP sistemi koriste i klijentima, jer ćete Vi kao poslodavac uvek moći klijentima da pokažete napredak njihovog projekta, kao i da istaknete situacije koje su bile najproblematičnije. Na taj način će klijent imati mnogo jasniju ideju o tome koliko vremena je potrebno da se uradi neki segment projekta, kao i koliko vremena je uloženo do sad.
Preciznije naplaćivanje usluga
Ukoliko je Vaše poslovanje usko vezano za klijenta u sprovođenju projekta,usluge ili razvoja proizvoda, ERP sistemi napraviće ključnu razliku u Vašem poslovanju. Prativši utrošeno vreme na određenom projektu tokom radnog dana, bićete u mogućnosti da pokažete klijentima da je rad na njihovom projektu efikasan, produktivan, i efektivan, i da je njihov novac kvalitetno utrošen. Samim tim, mnogo lakše ćete opravdati sve troškove projekta, što će olakšati naplatu Vaših usluga jer će klijent znati tačno gde se njihov novac troši.
Slažemo se, postoji mnogo različitih softverskih rešenja, pa tako i za praćenje utrošenog vremena zaposlenih ili tima (time tracking), ali ja ovde pričam o celokupnog sistemskom rešenju koje će objediniti Vaše poslovanje, a samim tim smanjiti i operativne troškove poslovanja i korišćenja poslovnih sofvera. ERP je jedistveno rešenje, koje štedi Vaše vreme u svakom pogledu!
Nagrade u pravom momentu
Da ponovimo, jedna od glavnih prednosti praćenja utrošenog vremena na ovaj način je što imate priliku da steknete sliku o radu svojih zaposlenih - da uočite razlike u efikasnosti i produktivnosti kod svakog člana tima, i da spoznate ko se sa kojim problemima najčešće suočava i kako ih rešava.
Ovakve informacije su ključne jer Vam omogućavaju da reagujete pravovremeno i na pravi način, tj.iteda nagrade one koji najefikasnije rade i da pomognete ostalim članovima tima da eliminišu probleme koji ih ometaju u radu. Imajući u vidu nivo efikasnosti i produktivnosti svih zaposlenih, mnogo lakše ćete proceniti koliko resursa i zaposlenih Vam je potrebno za jedan projekat, i na taj način izbeći greške poput zapošljavanja previše ili premalo ljudi.
Veliki povrat ulaganja
Implementacija ERP sistema može biti zahtevan posao, ali je vredno ulaganje jer Vam omogućava da sagledate kompletno poslovanje iz više različitih perspektiva, što će Vam omogućiti preciznije planiranje budućeg poslovanja.
Spoznajom utrošenog vremena, stičete realnu sliku o produktivnosti i efikasnosti svojih zaposlenih, i tako ste na pravi način u mogućnosti da korigujete direktivu ukoliko je to potrebno. Shvativši koliko vremena je zaista potrebno da se obavi neki zadatak, bolje ćete razumeti svoje zaposlene i njihove potrebe tokom rada na projektu, a posledica toga je kvalitetnije organizovano i utrošeno vreme. Što za Vas znači i efikasnije poslovanje!
