Primena pečata kao vrste službenog potpisa do 2018. godine bila je obavezna u poslovanju preduzetnika, privrednih društava i drugih pravnih lica privatnog prava. Od oktobra te godine pečat nije izričita zakonska obaveza ali se i dalje koristi za potvrdu autentičnosti dokumenta. Pojedine službe i institucije pravnim licima, pri potpisivanju i overi dokumenata i dalje traže svojeručni potpis i pečat.
Pečat se izrađuje isključivo u slučaju postojanja firme, odnosno nakon dobijanja rešenja o registraciji Agencije za privredne registre (APR). Pečat obično sadrži naziv firme, vrstu pravne forme ili delatnosti, mesto sedišta firme, a može da sadrži i PIB, matični broj, kontakt telefon pa i logotip.
Faksimil predstavlja vernu kopiju odnosno sliku, reprodukciju nečijeg potpisa. Uloga faksimila je zapravo ušteda vremena jednostavnim utiskivanjem reprodukcije potpisa na dokument, umesto svojeručnog potpisivanja. Faksimil može biti vrlo verodostojno izrađen, da ga je ponekad teško razlikovati od stvarnog potpisa. Ne može da zameni lični potpis u overi nekih dokumenata poput primarne računovodstvene dokumentacije koja mora biti overena svojeručnim potpisom vlasnika ili zastupnika pravnog lica. Faksimilom se, na primer, mogu potpisati dokumenti koji nisu finansijske prirode, koji se ne šalju državnim institucijama, poreskoj upravi, koji ne podrazumevaju davanje punomoći. Drugim rečima, faksimil se može stavljati na neformalne ugovore, odnosno ugovore koji su punovažni u usmenoj formi te se njegovom upotrebom samo potvrđuje stepen pouzdanosti. Može biti izrađen u vidu pečata.
Šta je kvalifikovani elektronski potpis i kada se koristi?
Iako je u Srbiji još 2004. godine donet Zakon o elektronskom potpisu, upotreba kvalifikovanog elektronskog potpisa nastupila je dosta kasnije, ubrzana digitalizacijom brojnih javnih servisa.
Za razliku od faksimila koji predstavlja fizičku kopiju potpisa, za kvalifikovani elektronski potpis bismo mogli reći da je digitalna kopija ili digitalna zamena svojeručnog potpisa kojim se dokumenta potpisuju onlajn. Kvalifikovani elektronski potpis predstavlja skup podataka u elektronskoj formi. Za razliku od gore navedenog faksimila, ovakva vrsta „kopije“ potpisa u vidu kvalifikovanog elektronskog potpisa, ima pravno dejstvo u elektronskom odnosno digitalnom svetu jednako koliko i svojeručni potpis i pečat za overu papirnih dokumenata. Predstavlja garant odnosno potvrdu identiteta odgovorne osobe, one u čije ime se dokumenti potpisuju. Osim toga, kvalifikovani elektronski potpis utvrđuje tačnost potpisanih podataka, obezbeđuje njihov bezbedan prenos i onemogućava poricanje odgovornosti na već potpisanim dokumentima.
Kvalifikovani elektronski potpis se dobija nakon kreiranja kvalifikovanog elektronskog sertifikata koji predstavlja potvrdu identiteta vlasnika potpisa, odnosno pravnog lica. Vlasnik ovakvog potpisa može biti pravno lice koje najčešće ovlašćuje fizičko lice odnosno zaposlenog da u njegovo ime potpisuje dokumenta (najčešće knjigovođu), kao i fizička lica.
U kojim situacijama kvalifikovani elektronski potpis nije punovažan?
Kvalifikovani elektronski potpis koristi se za pristup raznim servisima poput eUprave, Poreske uprave, Lokalne poreske administracije, APR, CROSO, ali i drugih servisa ili institucija u cilju potpisivanja i overe pravnih, sudskih dokumenata, tenderske dokumentacije, finansijskih/poreskih izveštaja, prijave zaposlenih, obavljanje e-trgovine, slanje eFaktura.
Iako se ovim potpisom može overiti niz dokumenata, prema zakonu koji ga reguliše, postoje i ona dokumenta u kojima kvalifikovani elektronski potpis nema punovažnost:
- pravni poslovi kojima se vrši prenos prava svojine na nepokretnosti ili kojima se ustanovljavaju druga stvarna prava na nepokretnostima;
- izjave stranaka i drugih učesnika u postupku za raspravljanje zaostavštine, forma zaveštanja, ugovori o ustupanju i raspodeli imovine za života, ugovori o doživotnom izdržavanju i sporazumi u vezi sa nasleđivanjem, kao i drugi ugovori iz oblasti naslednog prava;
- ugovori o uređivanju imovinskih odnosa između bračnih drugova; ugovori o raspolaganju imovinom lica kojima je oduzeta poslovna sposobnost; ugovori o poklonu;
- ali i kod drugih pravnih poslova ili radnji, za koje je posebnim zakonom ili na osnovu zakona donetih propisa, izričito određena upotreba svojeručnog potpisa u dokumentima na papiru ili overa svojeručnog potpisa.
Kome se obratiti za kvalifikovani elektronski sertifikat?
Kvalifikovani elektronski potpis se obezbeđuje potraživanjem i dobijanjem elektronskog sertifikata, odnosno elektronske potvrde kojom se potvrđuje veza između podataka za proveru elektronskog potpisa i identiteta potpisnika. To je lični identifikacioni dokument jednog pravnog ili fizičkog lica u digitalnom svetu. Elektronske sertifikate izdaje sertifikaciono telo.
Prema Registru sertifikacionih tela za izdavanje kvalifikovanih elektronskih sertifikata, na teritoriji Srbije trenutno postoji šest akreditovanih sertifikacionih tela, koja imaju rešenja za takve vrste sertifikata:
1. Javno preduzeće „Pošta Srbije“
2. Privredna komora Srbije
3. MUP RS/Sertifikaciono telo MUP RS
4. Privredno društvo Halcom Beograd
5. E-Smart Systems.
Kvalifikovani elektronski sertifikati koji daju mogućnost elektronskog potpisivanja dokumenata, izdaju se u vidu smart kartice, USB tokena ili jednostavno preko postojeće lične karte koja mora biti čipovana.
Da li između sertifikata koje izdaju različita sertifikaciona tela ima razlike?
Razlika u sertifikatima koje izdaje navedenih pet sertifikacionih tela ogleda se u dužini trajanja kvalifikovanog elektronskog sertifikata. Tako sertifikat Pošte traje tri ili pet godina, u zavisnosti od izbora korisnika, Privredna komora Srbije izdaje sertifikate sa trajanjem od tri godine, setifikat Ministarstva unutrašnjih poslova i Privrednog društva Halcom traju pet godina, dok dobijanjem sertifikata od strane E-smart systems obezbeđujete mogućnost elektronskog potpisivanja dokumenata na period od jedne do pet godina.
Pored trajanja, postoji razlika i u ceni. Cena kvalifikovanog elektronskog potpisa varira od jednog do drugog sertifikacionog tela. MUP je jedino od pet navedenih tela koje izdaje sertifikate besplatno. O cenama ove usluge drugih sertifikacionih tela, potrebno je raspitati se u direktnom kontaktu.
Među sertifikatima ima razlika ali, kako smo naveli, u trajanju, ceni, kao i onome što je neophodno dostaviti za izdavanje kvlaifikovanog elektronskog sertifikata. Za izdavanje sertifikata u MUP-u, dovoljna je čipovana lična karta a pojedine sertifikacione kuće imaju olakšavajuću mogućnost da izdaju sertifikat i onim pravnim licima koji nisu državljani Srbije i nemaju ličnu kartu RS.
Kvalifikovani elektronski sertifikati se razlikuju i fizički, odnosno neki se koriste, kao što je već napomenuto, putem čipovane lične karte, kartice ili USB tokena.
Veoma važno je istaći da, za koji god sertifikat odnosno sertifikaciono telo se odlučite, ne postoji razlika u validnosti i punosnažnosti elektronskog potpisa. Svaki elektronski potpis ima istu važnost. Takođe, jedno pravno lice koje ima više firmi, može da obavlja delatnost jednim kvalifikovanim elektronskim potpisom.
Kako doći do kvalifikovanog elektronskog sertifikata?
Uzećemo za primer da se za kvalifikovani elektronski sertifikat obraćate Ministarstvu unutrašnjih poslova. Preduslov za izdavanje sertifikata korisniku je da ima važeći identifikacioni dokument (ličnu kartu sa čipom izdatu posle 18.08.2014.).
Zahtev za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata podnosi se podnosi u nadležnoj policijskoj upravi, prema prebivalištu odnosno boravištu korisnika.
Svi obrasci za podnošenje zahteva za kvalifikovani elektronski sertifikat preuzimaju se na sajtu MUP/kvalifikovani elektronski sertifikat, a mogu se dobiti i fizički, na licu mesta. Procedura je ista za pravna i fizička lica i potpuno je besplatna. Uz sertifikat, korisnici dobijaju PIN, odnosno lozinku.
Na koji način se može potpisati određeni dokument?
Za korišćenje kvalifikovanih elektronskih sertifikata neophodno je instalirati softver sertifikaconog tela koje je izdalo sertifikat. Sertifikaciono telo je dužno da korisnika uputi u način preuzimanja i instalaciju softvera.
Šta je potrebno za elektronsko potpisivanje određenog dokumenta?
- kvalifikovani elektronski sertifikat
- čitač lične karte, smart kartica ili USB tokena
- softver instaliran na računaru
- program za elektronsko potpisivanje (ukoliko softver u kojem je kreirana računarska datoteka to ne podržava)
Uputstvo za instaliranje softvera i povezivanje čitača dobija se uz kvalifikovani elektronski sertifikat.
Korišćenje kvalifikovanog elektronskog sertifikata moguće i u cloudu
Korišćenje usluga Portala eUprava, kao i Portala eFaktura omogućeno je i pomoću kvalifikovanog elektronskog sertifikata u cloudu (bez čitača smart kartica, USB tokena ili lične karte) koji izdaje Kancelarija za IT i eUpravu. Sertifikat u klaudu je besplatan, traje 5 godina, a korisnik ne mora da poseduje čitač smart kartice, već se sertifikat nalazi na mobilnom ili tablet uređaju. Sertifikat u cloudu mogu koristiti državljani Republike Srbije, kao i strani državljani koji imaju dodeljen EBS broj.
