Krajem 2019. godine u izmeni Zakona o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama uvedene su odredbe koje predviđaju registrovanje i dostavljanje elektronskih faktura u Centralnom registru faktura. Prema poslednjim izmenama ovog Zakona, uvedena je obaveza poverilaca da elektronske fakture i druge zahteve za isplate u elektronskom obliku dužniku dostavljaju kroz sistem elektronske fakture koje uspostavlja i vodi Ministarstvo finansija.
U skladu sa ovim izmenama donet je i Pravilnik o načinu i postupku registrovanja, evidentiranja i dostavljanja elektronskih faktura, formatu elektronskih faktura, kao i o načinu i postupku prihvatanja i odbijanja elektronskih faktura koji je objavljen u Službenom glasniku RS pod brojem 87 od 19.6.2020. godine. Ovaj Pravilnik je stupio na snagu 27.6.2020, a njime se bliže uređuje način postupanja sa elektronskim fakturama izdatim od strane poverilaca u komercijalnim transakcijama.
Uvođenje elektronskih faktura dovelo je do mnogih izmena u dosadašnjem računovodstvu, jer ne samo što se menja sam način poslovanja, već se ovim Pravilnikom ispravljaju i neki suštinski problemi do kojih je do sada dolazilo u radu. Iako svaka novina u poslu predstavlja potrebu za dodatnom edukacijom, neke od ovih promena mogu zaista olakšati poslovanje i poboljšati dosadašnji način funkcionisanja. Ovaj Pravilnik primenjivaće se obavezno od 1.7.2021. godine za razmenu dokumenata, odnosno po uspostavljanju tehničko-tehnoloških uslova za registrovanje, evidentiranje, dostavljanje, prosleđivanje, prihvatanje i odbijanje elektronskih faktura. Dok do uspostavljanja ovih uslova ne dođe, a najkasnije do 30.6.2021. godine, registrovanje faktura će se vršiti u Centralnom registru u skladu sa Pravilnikom o načinu i postupku registrovanja faktura.
Šta je sistem elektronskih faktura?
Sistem elektronskih faktura uspostavlja i vodi Ministarstvo finansija, a on predstavlja bazu podataka u kojoj se registruju elektronske fakture i preko kojeg se od strane poverilaca dostavljaju dužnicima elektronske fakture. Pristup ovom sistemu imaju i poverioci i dužnici i smatra se da će na ovaj način čitav proces biti daleko pregledniji i pristupačniji, ali i da će se daleko lakše pratiti komercijalne transakcije, odnosno dostavljanje faktura. Naime, uvođenjem ovakvog načina poslovanja očekuje se da dužnici više neće imati mogućnost izjašnjavanja da određena faktura nije došla do njih i da iz tog razloga nije izvršena njena uplata. Obavezno je registrovanje svake elektronske fakture, a poverilac ima mogućnost praćenja izmirenja konkretne fakture u sistemu elektronskih faktura. Onog trenutka kada se faktura registruje u sistemu elektronskih faktura, smatraće se da je ona dužniku i dostavljena.
Šta predstavlja elektronska faktura?
Elektronska faktura je u smislu ovog Zakona faktura, privremena i okončana situacija, ili drugi odgovarajući zahtev za isplatu kojim se obračunava naknada za isporuku dobara, odnosno pružanje usluga u komercijalnim transakcijama u kojima su subjekti javnog sektora dužnici, sastavljena kao elektronski zapis, koja treba da sadrži potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica ovlašćenog za izdavanje te fakture, odnosno elektronski potpis u skladu sa Zakonom.
“Elektronskoj fakturi ne može se osporiti punovažnost, dokazna snaga niti pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku, a takođe je neophodno naglasiti da ukoliko elektronska faktura poseduje elektronski potpis ili pečat fizičkog lica ili ovlašćenog lica pravnog subjekta, nema potrebe za bilo kojom drugom formom istog pečata ili potpisa fizičkog lica ili ovlašćenog lica pravnog subjekta.”
Originalom će se smatrati svaki elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku, kao i elektronski dokument koji ima istovetan digitalni zapis.
BItno je takođe i napomenuti da je forma svake elektronske fakture uređena i da ona ima i unutrašnju i spoljnu formu prikaza. Ukoliko je u pitanju dokument koji sadrži elektronski potpis ili pečat, ta činjenica mora biti naglašena i na spoljnoj formi elektronskog dokumenta.
Postupak registracije elektronske fakture
Sam postupak registracije elektronske fakture nije komplikovan i dovoljno je pratiti navedene postupke i korake. Onog trenutka kada postane registrovana, faktura dobija svoj jedinstveni identifikacioni broj i aktivan status. Svi oni koji plaćanje vrše preko računa koji se vode kod Uprave za trezor sada će imati mogućnost da u ovom sistemu izvrše provere dostavljenih elektronskih faktura i da u roku od osam dana od dana dostavljanja fakture, odnosno njene registracije, prihvate ili odbiju ovu elektronsku fakturu. Ukoliko dužnik iz nekog razloga smatra da faktura nije ispravno registrovana u sistemu elektronskih faktura, on u tih osam dana ima mogućnost da je odbije i od tog trenutka u Centralnom registru faktura prestaje da teče zakonski rok za njeno izmirenje. Međutim, ukoliko dužnik u roku od ovih osam dana niti odbije niti prihvati fakturu ona će se automatski smatrati prihvaćenom i samim tim će se očekivati njena naplata.
Smatra se da će uvođenje elektronske fakture i ovakvog načina poslovanja doneti mnoge koristi i olakšice u samoj proceduri, iako će za početak možda zahtevati malo strpljenja koje je neophodno svaki put kada se prelazi na novi sistem rada. Pre svega, ovakav sistem, odnosno prelazak na digitalizaciju u poslovanju će omogućiti lakšu i bolju kontrolu knjiženja u računovodstvenim sistemima, jer se mogućnost ljudske greške svodi na minimum. Pored toga, samo arhiviranje će biti daleko lakše i preglednije što će u velikoj meri doprineti i uštedi vremena, ali će i vreme koje je potrebno za obradu fakture takođe biti skraćeno. Jedna od najznačajnih promena je svakako postojanje automatskog izveštaja o dostavi elektronske fakture. Ova stavka je izuzetno značajna jer se do sada u praksi često dešavalo da se plaćanje fakture izbegava pod izgovorom da faktura nije ni primljena. Budući da se sada sve rešava u sistemu elektronskih faktura i da se ona smatra primljenom ukoliko je dužnik u roku od osam dana ne prihvati ili odbije, ovaj problem je definitivno rešen. Takođe, računovođe više neće gubiti vreme na ručno knjiženje svakog pojedinačnog dokumenta, već će čitav proces biti pojednostavljen na jednostavan unos traženih podataka po šablonu, i dalje praćenje automatskog procesa. Zbog svih ovih razloga očekuje će da će ove nove izmene doprineti smanjenju vremena koje računovođe utroše na ovaj posao, a samim tim posledično i na primetno smanjenje troškova.
